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EASY Personalakte

Viel Platz und Ordnung auf digitalem Raum

Ob personalbezogene Steuer-, Sozialversicherungs- oder Vertragsunterlagen, führt ein Unternehmen einmal eine Personalakte, fallen eine Vielzahl von wichtigen Informationen an, die abgelegt werden müssen.

In zeitlich kurzem Abstand müssen die einzelnen Akten zudem ergänzt und angepasst werden. Die digitale Personalakte macht diese Arbeit so einfach wie noch nie!

Recht einfach

Die Personalakten eines Unternehmens sind ein besonders sensibles Gut, da sie viele persönliche Informationen enthalten. Im Hinblick auf den vom Grundgesetz gewährleisteten Schutz der Persönlichkeit gilt es einige Grundregeln bei der Verwaltung zu beachten. So dürfen die Akten nicht allgemein zugänglich aufbewahrt werden und die Anzahl der Mitarbeiter, die sich mit Personalakten befassen, sollte so gering wie möglich gehalten werden. Darüber hinaus müssen besonders sensible Informationen gesondert geschützt werden. Mit der digitalen Personalakte werden die rechtlichen Vorschriften mit spielender Leichtigkeit dauerhaft gewahrt. So kann die Fachabteilung Änderungen der Organisation oder Dokumentarten sowie die Zuordnung von Zugriffsrechten selbstständig vornehmen und das Einsichtsrecht berechtigter Personen einfach freischalten. Dabei sind die Zugriffsrechte für Mitarbeiter wie auch für Vorgesetzte zeitlich begrenzt.

Flexibel und intuitiv

Die zeitintensive Suche nach konventionellen Akten, die in Reihen von Aktenschränken ruhen, gehört mit den digitalen Akten der Vergangenheit an. Aufgrund der einfachen, intuitiven Menüführung moderner Softwarelösungen sind die wichtigen Informationen nur wenige Klicks entfernt. Sie sparen Zeit und können sich auf die wesentlichen Tätigkeiten konzentrieren.

Auch von unterwegs können Akten, durch ein ausgefeiltes Zugriffssystem gesichert, eingesehen und Veränderungen vorgenommen werden. Webbasierte Anwendungen gewährleisten einen ortunabhängigen Zugriff, der sogar die Verwaltung von der Struktur und der Zugriffsrechte auch von beliebigen anderen Standorten möglich machen.

Der digitale Weg zu Sicherheit und Effizienz

Die Beachtung von Aufbewahrungs- und Löschungsfristen bei herkömmlichen Akten verlangt Arbeitsaufwand. Mit der digitalen Personalakte werden Sie automatisch an Fristen erinnert, eine wiederholende Überprüfung und Vorlage der Akten entfällt. Dies führt durch die Vereinfachung der Arbeitsprozesse zu neuer Effizienz.

Ihr Nutzen

Finanzielle Vorteile

  • Geringere Kosten für Lagerung und Management von Akten´
  • Keine Transport- und Lagerzeiten in Prozessen
  • Effizienter Zugriff und Bearbeitung von Personalakten

Operative Vorteile

  • Keine Redundanzen in der Aktenführung durch standortunabhängigen Zugriff
  • Strukturierte und unstrukturierte Informationen in einer Akte
  • Schnelle Informationsgewinnung und -weitergeben
  • Kontrolle der Vollständigkeit der Akten möglich

WE SAVE TIME.

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