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Aktuelles

Neue GoBD – Mit SYSKA EuroFibu und SQL-ReWe auf der sicheren Seite

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Das Bundesfinanzministerium hat mit Wirkung von 2015 die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) konkretisiert. Wichtig zunächst: Alle syska-Anwender können sich beruhigt zurücklegen: Der Softwareentwickler hat über die laufenden Updates für Wartungskunden diese Grundsätze in die aktuellen Versionen umgesetzt.

Die GoB entstehen und gelten weiter durch Handelsbrauch und Gewohnheitsrecht. Wesentliche Elemente der GoB stammen noch aus der Zeit vor der allgemeinen EDV. Sie wurden aber beibehalten und durch Handelsbrauch weiterentwickelt. Das bedeutet, dass beispielsweise bei einem erheblichen Verstoß gegen die GoB vom Finanzamt gewohnheitsrechtlich die gesamte Buchha tung verworfen werden kann und der Gewinn geschätzt wird.

Auch wenn Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware auf der sicheren Seite sind, sollten Sie sich aber mit den Details befassen, damit z.B. die Inhalte Ihrer Buchungen auch GoBD-konform sind. Sie erhalten deshalb einen Überblick über wichtige Neuerungen.

GoBD - 2015-03-24 - Erläuterungen - Führen und Aufbewahren von Büchern
GoBD - 2014-11-14 - Bundesministerium der Finanzen

Bedeutsame, praxisrelevante Neuerungen

Quelle: Rechtsanwalt und Dipl.-Finanzwirt Horst Schirrmann

Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls mit Namen des Vertragspartners

Nur ausnahmsweise darf in branchenspezifischen Sonderfällen (z.B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung oder bei Taxiunternehmen) auch künftig bei Barentnahmen auf den Namen des Vertragspartners verzichtet werden (Rz. 36).Die mehrfache Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, etwa für die Steuerbilanz einerseits und die Handelsbilanz andererseits, ist nicht zulässig. Man darf also nicht „einmal für die Steuern und einmal für die Betriebswirtschaft“ aufzeichnen. (Rz. 41).

Dokumentation der Löschung/Änderung von Buchhaltungsaufzeichnungen (Rz. 59)

Es muss sichergestellt sein, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der Veränderungen gem. § 146 Abs. 4 AO gewährleistet ist. Wird z.B. die Lesbarmachung von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen (auch von Rechnungen) durch Zusammenführung der Stammdaten von Kunden bzw. Lieferanten und der jeweils gespeicherten Umsatzsteuersätze geschaffen, müssen diese Daten auch für die jeweiligen Jahre getrennt historisiert sein, d.h. mit der letzten aktuellen Stammdatenfassung darf nicht wahlweise auf einzelne Vorjahre zurückgegriffen werden.

Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren (Rz. 74)

Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu konkretisieren (z.B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Belegen.

Keine Buchung ohne Beleg (Rz. 77)

Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird erstmals von der Finanzverwaltung bezüglich des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen (Rz. 47). Die Journalfunktion wird sehr detailliert festgeschrieben (Rz. 90).

Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers (Rz. 101)

Hier ist im Einzelnen vom Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt selbst dann, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert hat (Rz. 21).

Datensicherheit (Rz. 103)

Der Unternehmer muss nachweisen, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat.

Aufbewahrung der elektronischen Daten (Rz. 118)

Die nach den GoB erforderlichen Daten können nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können. Auch Handels- und Geschäftsbriefe  sind in Papierform aufzubewahren, wenn die elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist.

Datenzugriff des Finanzamts

In welcher Form die Daten für die Ausübung des sog. Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt (Rz. 159 ff.) und steht ausdrücklich gänzlich (Z1, Z2 und Z3 kumulativ) im freien Ermessen des Finanzamts (Rz. 167). Bei unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten (Rz. 174), d.h. der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt – versehentlich – keine Daten verändern kann.

Zertifikat und Testat eines DV-Systems

Die Finanzbehörde wird künftig nicht mehr bescheinigen, ob das vom Unternehmer eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht; von der (möglichen) Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer also erst bei einer Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes Zertifikat oder Testat von Dritten (z.B. vom Verkäufer der EDV-Anlage oder dessen Wirtschaftsprüfer) bezüglich der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen. Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt also die alleinige Verantwortung.

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